Wir tendieren dazu, erst produktiv zu arbeiten, wenn die Deadline einer Aufgabe näher rückt und die verbleibende Zeit immer weniger wird. Das Parkinson’sche Gesetz besagt, dass wir umso länger brauchen, je mehr Zeit wir für eine Aufgabe haben. Deadlines lösen bei manchen Menschen Stress aus, andere werden durch den Druck erst richtig produktiv. Doch Fakt ist, mit selbstgesetzten Zeitlimits haben wir ein wertvolles Tool für unsere Produktivität an der Hand.

Inhaltsverzeichnis

1. Ziel interner Zeitlimits
2. So setzt du dir Zeitlimits
3. Was machen Deadline möglich

Produktiver arbeiten mit internen Deadlines

Typischerweise ist eine Deadline der End- beziehungsweise Abgabetermins eines Projektes. Sie legt das Ende eines Projektes schon fest, bevor wir den ersten Arbeitsschritt erledigt haben. Lediglich bei großen Projekten werden zum Teil auch Zwischenziele mit einer Deadline versehen.

Wenn wir uns jedoch selbst einen festen Zeitplan für unsere Aufgaben erstellen, bekommen wir einen besseren Überblick über den Zeitaufwand und können Prokrastination vorbeugen.

Ziel der Methode ist es besser planen zu können, sich der Konsequenzen bewusster zu werden, leichter Prioritäten zu setzen, Perfektionismus einzudämmen und vor allem schneller ins Tun zu kommen. 

So setzt du dir selbst Zeitlimits

1. Unterteile deine Projekte in Aufgabenpakete und Aufgabenpakete in klare Handlungsschritte. (Melonen Methode)
2. Lege für jedes größere Zwischenergebnis eine interne Deadline fest. Um den Druck aber nicht zu hoch anzusetzen, plane einen kleinen Zeitpuffer mit ein.
3. Setze dir dann für jede Aufgabe, die länger als 15 Minuten dauert ein Zeitlimit und versuche dich daran zu halten. (Timeboxing)

Was machen interne Zeitlimits möglich?

Das Parkinson’sche Gesetz besagt "Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist."

Wenn du darauf achtest, wie viel Zeit du für ähnliche Aufgabe brauchst, wirst du vermutlich feststellen, dass du mal mehr und mal weniger Zeit für die Aufgabe brauchst. Aber meist brauchst du  so viel Zeit, wie dir dafür zur Verfügung steht.

Beispiel Meetings: Egal, ob sie 10 Minuten, 30 Minuten oder eine Stunde dauern, die Beschlüsse fallen immer erst ganz zum Schluss.

Beobachtest du dieses Phänomen etwas genauer, wirst du vermutlich auch feststellen, dass du immer produktiver und schneller wirst, je näher eine Deadline rückt. Auch dieses Phänomen wurde bereits beschrieben. Das Edwards Gesetz besagt: „Wir legen uns umso mehr ins Zeug, je näher die Deadline rückt. Oder anders gesagt: „So richtig produktiv sind wir erst auf den letzten Drücker.“

Beispiel Projekte: Bis kurz vor der Deadline wird geplant, recherchiert, etc. Wirklich gearbeitet und realisiert wird aber meist erst kurz vor knapp.

Durch das Aufschieben wichtiger Arbeiten erhöht sich der Druck, den manche Menschen angeblich brauchen, um wirklich produktiv oder auch kreativ zu werden. Unter Zeitdruck werden wir tatsächlich fokussierter und können besser priorisieren, es bleibt aber keine Zeit für Unvorhergesehenes. Dann kann es passieren, dass die Qualität unserer Arbeitet leidet.

Deshalb ist es wichtig überlegt an die Zeitplanung heranzugehen und sich gezielt interne Zeitlimits zu setzen. Diese bauen einen gewissen Druck auf, den wir aber durch eine vernünftige Planung selbst steuern können. Interne Deadlines beugen also dem Aufschieben wichtiger Aufgaben vor, durch ein Zeitlimit arbeiten wir aber auch konzentrierter und lassen uns weniger ablenken. Planen wir dann auch noch gezielt Pufferzeiten ein, können wir qualitativ hochwertige Arbeit leisten und bleiben trotzdem flexibel.

Selbstgesetzte Deadlines können:

• Konsequenzen verdeutlichen: Sobald wir uns vor Augen führen, warum wir gewissen Arbeitsschritte in der vorgegebenen Zeit erledigen müssen, werden wir uns auch der Konsequenzen bewusst. Wir beugen unnötiger Panik vor und sorgen für den nötigen Respekt vor den Terminen
• Helfen Prioritäten zu setzen: Durch die konkrete Planung einzelner Aufgaben, fällt es uns leichter eine logische die Reihenfolge für die Durchführung einzelner Aufgaben festzulegen
• Planung erleichtern, Zeitplanung verbessern: Je öfter wir einen Zeitplan für die Erledigung unserer Aufgaben erstellen, desto realistischer und schneller wird unsere Einschätzung des Arbeitsaufwands.
• Verzögerungen berücksichtigen: Manchmal ist die Motivation gar nicht das (einzige) Problem. Fristen werden auch aufgrund unerwarteter Schwierigkeiten oder durch Aufgaben, die hinzukommen, überschritten. Durch interne Deadline kannst du einen Puffer für Unvorhergesehenes einplanen.
• Erwartungen einschränken: Die genaue Planung der einzelnen Projektaufgaben hilft auch dabei realistisch einzuschätzen, was in der vorgegebenen Zeit möglich ist. Perfekt und schnell sind zwei Aspekte in der Umsetzung, die sich meist widersprechen. Wäge im Voraus ab, welche Konsequenzen die gesetzten Zeitvorgaben haben werden, um bösen Überraschungen vorzubeugen.
• die Frustrationstoleranz erhöhen: Wer nicht gerne unter Druck arbeitet, kann hier in einem geschützten Rahmen den Druck und somit die Frustationstoleranz erhöhen. Insgesamt reduzieren interne Deadlines diesen Druck aber wieder und spielen dir damit in die Hände.
• Helfen Entscheidungen zu treffen: Unter Zeitdruck fällt uns leichter Prioritäten zu setzten. Das führt dazu, dass wir uns auch leichter entscheiden können.

Zusammenfassend macht natürlich die auch hier die Dosis das Gift. Es ist nicht sinnvoll jeder Aufgabe ein Zeitlimit zu setzen und nur Zeitpläne zu erstellen. Das Ziel ist schließlich sich nicht zu Verzetteln. Übertreib es also nicht mit der Planung. Auch das Gefühl, immer unter Druck zu arbeiten, ist nicht zielführend. Starte mit großen Projekten und ihren Meilensteinen und arbeite dich zu einem gesunden Maß an Planung vor.

Quelle:

Das Parkinson’sche Gesetz wurde 1955 von dem Historiker Cyril Northcote Parkinson im britischen Wirtschaftsmagazin „The Economist“ unter der Überschrift „Parkinson’s Law“ veröffentlicht. Es war ein Essay über die bürokratische Ineffizienz und damals nicht ganz ernst gemeint. Dennoch hat das Parkinson’sche Gesetz durch seine Anwendbarkeit auf den Alltag Welt- und Wirtschaftsgeschichte geschrieben. 

Weiterführende Methoden:

• Timeboxing Methode
• Eisenhower Matrix
• Melonen Methode