WANN solltest du WAS erledigen?
Aug 25, 2022
Die Aufgabe ist gemeinsam mit dem Termin das kleinste Element der Wochenplanung. Doch anders als bei Terminen, ist bei Aufgaben nicht immer klar, WAS getan wird und WANN genau sie erledigt oder überhaupt eingeplant werden sollen.
Inhaltsverzeichnis
- Ziel des WaWa Prinzips
- Aufgaben sinnvoll auf die Woche verteilen
- Aufgaben planen mit der Eisenhower Matrix
Aufgaben in die Wochenplanung integrieren
Voraussetzung für eine sinnvolle Integration von Aufgaben in die Wochenplanung ist das WAS, also eine klare Definition der Aufgaben. Dazu gehört ebenfalls eine Unterteilung in Deep vs Shallow Work.
Für eine erfolgreiche Wochenplanung sollten wir demnach wissen, was genau zu tun ist. Wie lange die Aufgabe dauert und wie konzentrationsintensiv die Aufgabe ist. Mit diesem Wissen lassen sich einzelne Aufgaben gut auf die Woche verteilen. Wir wissen, ob eine Aufgabe innerhalb der Fokuszeiten oder auch noch spät abends erledigt werden kann.
Der nächste und ebenso entscheidende Schritt ist also das WANN - die Integration der Aufgaben in die Wochenplanung.
Ziel des WaWa Prinzips ist das Finden eines geeigneten Zeitpunkts für die Erledigung der einzelnen Aufgaben. Dabei gilt es auf ein paar Faktoren wie Fokuszeiten und Deadlines zu achten. Je besser die Integration der Aufgaben in die Wochenplanung funktioniert, desto unwahrscheinlicher ist es, dass du die Aufgabe direkt erledigst und nicht verschiebst. Und das wiederum ist die Voraussetzung für die Einhaltung deines Wochenplans.
Aufgaben sinnvoll auf die Woche verteilen
Die Verteilung der Aufgaben auf die Woche startet mit einer Priorisierung der Aufgaben. Dafür gibt es verschiedene Methoden, von denen wir bereits einige vorgestellt haben. Klassisch kannst du mit der Ivy-Lee Liste oder mit der 1-2-3 Technik die wichtigsten 6 Aufgaben für einen Tag oder eine ganze Woche auswählen. Im Anschluss schätzt du die Dauer der Aufgaben mittels Timeboxing und integrierst sie in deine Wochenplanung. Die ALPEN Methode vereint diese Methoden miteinander. Alternativ kannst du für die Priorisierung der Aufgaben aber auch die Eisenhower Matrix zu Hilfe nehmen. Sie ist weniger eine Planungs- als eine Entscheidungsmethode, doch genau darin liegt der Vorteil.
Aufgaben Planung mit Hilfe der Eisenhower Matrix
Sobald du deine Aufgaben gut beschrieben hast, kannst du sie mit der Eisenhower Matrix relativ leicht priorisieren. Du unterscheidest dabei zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben. Aufgaben die beides (wichtig und dringend) sind und jene, die weder dringend noch wichtig sind.
Unser Prinzip soll dir nun dabei helfen, die Aufgaben aus der Eisenhower Matrix sinnvoll in die Wochenplanung zu übertragen.
Dabei helfen dir folgende Erkenntnisse:
- Wichtige Aufgaben haben die Tendenz konzentrationsintensiv (Deep Work) zu sein und sollten daher in deinen Fokuszeiten erledigt werden.
- Dringende Aufgaben sind nicht unbedingt konzentrationsintensiv (Shallow Work) aber durch die Dringlichkeit steigert sich unsere Konzentration automatisch – auch außerhalb unserer Fokuszeiten.
- Dringende Aufgaben (egal ob wichtig oder nicht) solltest du in die erste Hälfte deiner Wochenplanung legen.
- Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben eignen sich perfekt für die zweite Wochenhälfte, wenn im Idealfall alle dringenden Aufgaben erledigt sind.
Wir unterscheiden hier also neben wichtig und dringend noch zwei weitere Ebenen. Wir berücksichtigen die Beschaffenheit der Aufgabe. Das heißt, ist die Aufgabe Deep oder Shallow Work? Danach entscheidest du, ob die Aufgabe innerhalb oder außerhalb der Fokuszeiten erledigt wird.
Die zweite Ebene ist die zeitliche Komponente. Solange dringende Aufgaben drängen, ist es schwer sich auf etwas anderes zu konzentrieren. Dringende Aufgaben auf der anderen Seite, mobilisieren Dank dem Edwards-Gesetz auch außerhalb der Fokuszeiten unsere Energie.
Deshalb startest du am besten mit den wichtigen und dringenden Aufgaben in die Woche und erledigst (falls nötig) nebenbei auch noch einige dringende, aber nicht wichtige Aufgaben. Dieses erhöhte Arbeitspensum solltest du aber nicht die ganze Woche durchziehen. Sobald die brennendsten Aufgaben also in trockenen Tüchern sind, geht es an die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben. Hier liegt oft das größte Potential für die Weiterentwicklung deines Business. Dafür sind etwas Weitblick und Entschleunigung gefragt. Lass diese Aufgaben nicht von dringenden, aber unwichtigen Aufgaben überschatten. Plane in der zweiten Wochenhälfte immer etwas Zeit für diese Aufgaben ein. Diese Arbeit hilft dir auch wieder etwas zur Ruhe zu kommen und sanfter (und vielleicht mit visionären Gedanken) ins Wochenende zu gleiten.
Sollte dir widererwarten dann noch langweilig werden, kannst du dich um ein paar unwichtige und nicht dringende Aufgaben kümmern. Wäge dabei aber stets ab, ob diese Aufgaben einen essenziellen Beitrag zu deiner Arbeit leisten. Wenn nicht, dann lösche sie von deiner Aufgabenliste und gehe lieber auf ein Eis!
Quelle:
Das WaWa Prinzip stammt in dieser Form aus unserer eigenen Feder. Bei den Recherchen sind wir auf karrierebibel.de allerdings auf eine ähnliche Interpretation der Eisenhower Matrix, die ABC Analyse gestoßen.
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