ToDo Listen sinnvoll zusammenstellen
Jun 28, 2023
Wir kennen alle das Gefühl, nicht zu wissen, wo wir anfangen sollen, weil unsere Aufgabenliste elendslang ist. Handelt es sich um wiederkehrende Tätigkeiten im Haushalt oder Garten, haben wir zumindest eine relativ genaue Vorstellung, was zu tun ist und wie lange es in etwa dauern wird. Das führt dazu, dass wir zwar murren, aber schließlich an einer Ecke anfangen und uns durch den Aufgabenberg arbeiten, bis alles erledigt ist. Handelt es sich um geistige Arbeit, wird die Sache aber deutlich komplexer.
Inhaltsverzeichnis
- Ein sinnvoller Aufbau deiner ToDo Liste
- ToDo Listen nach Prioritäten ordnen
- Motiviert die ToDo Liste abarbeiten
- ToDo Listen aktuell halten
Ein sinnvoller Aufbau deiner ToDo Liste
Der Vorteil von täglichen Aufgaben im Haushalt oder Garten ist, dass der Aufgabenumfang bekannt ist und der zeitliche Aufwand der Aufgaben klarer ist, weil wir sie entweder schon öfter durchgeführt haben oder aufgrund vergleichbarer Aufgaben abschätzen können.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das optisch ansprechende Ergebnis, dass diese Aufgaben meist mit sich bringen. Das motiviert uns, die Aufgabe fertigzumachen, um anschließend den frisch gemähten Rasen oder das geputzte Haus zu genießen.
Bei beruflichen Aufgaben, so allem bei vorwiegender geistiger Arbeit, ist oft weder das Ergebnis so offensichtlich noch der Aufgabenumfang klar. Da tummeln sich Buchhaltung und Blogartikel in einer Liste und oft ist es schwer abzuschätzen, welche Arbeit hinter diesen Aufgaben steckt.
Tatsächlich brauchen wir aber eine Liste an klar formulierten Aufgaben mit eindeutigem Ergebnis und abschätzbarem Zeitaufwand, um optimal arbeiten zu können.
Aufgaben motiviert erledigen
Studien aus der Motivationsforschung fanden heraus, dass eine Aufgabe das richtige Maß an Aufwand darstellen muss, um in den Arbeitsflow zu kommen. Die Aufgabe darf weder langweilig noch zu schwer sein. Entspricht sie der Goldlöckchen Regel, wird unser Gehirn stimuliert, es packt uns der Ehrgeiz und wir machen uns gern an die Arbeit.
Die richtige Aufgabengröße
Betrachten wir wieder die Aufgaben im Haushalt, ist uns vollkommen klar, dass „Hausputz“ eine große Aufgabe ist, die nicht in 1-2 Stunden gemacht werden kann, während der Abwasch hoffentlich in einer halben Stunde (je nach Familiengröße) erledigt werden kann.
Bei größeren Projekten, Zielen oder auch einfach umfangreichen Aufgaben ist das nicht mehr so leicht. Entweder fehlt uns die Erfahrung oder wir haben bei früheren Projekten den Aufwand nicht dokumentiert. „Blogartikel“ ist beispielsweise so eine umfangreiche Aufgabe. Wenn du nicht jede Woche einen Blogartikel veröffentlichst, weißt du vermutlich nicht genau, was du dafür alles tun musst, oder wie lange du dafür brauchst. Das macht die Aufgabe uninteressant und nicht planbar.
Der erste Schritt ist also, große Aufgaben mit der Melonen Methode zu unterteilen. Das heißt in dem Fall die einzelnen Schritte auf dem Weg zum fertigen Blogartikel festzuhalten. Themenwahl, inhaltliche Recherche, Text, Layout, Bilder, etc. Mit dieser Methode wird die Aufgabe sofort greifbarer, klingt interessanter und lässt sich besser abschätzen.
Der zeitliche Aufwand spielt eine entscheidende Rolle
Um nun planen zu können brauchen wir außerdem einen zeitlichen Horizont. Wenn völlig unklar ist, wie lange die Erledigung all unserer Aufgaben brauchen wird, können wir uns nichts anderes vornehmen, schaffen vermutlich trotzdem nicht alles und verlieren zusätzlich wertvolle Zeit durch ineffiziente Planung.
Beim Hausputz können die meisten auf Erfahrungswerte zurückgreifen, beim Blogartikel eventuell nicht mehr. Nach der Aufteilung in einzelne Handlungsschritte, gilt es also den Zeitaufwand der einzelnen Teilaufgaben abzuschätzen. Das machen wir einerseits, um unseren täglichen Workload abzuschätzen, um ein Treffen mit Freunden einhalten zu können und andererseits, um den Tag effizient zu gestalten. Wenn du beispielsweise zwischen zwei Terminen nur eine halbe Stunde Zeit hast, wirst du nicht die ganze Küche putzen oder einen Blogartikel recherchieren können. Planst du das aber so, kannst du nur frustriert sein. Ist dir der zeitliche Aufwand deiner Aufgaben klar, kannst du eine kleine Aufgabe zwischen die Termine packen und bist danach mit Sicherheit zufriedener. Du könntest in der Zeit zum Beispiel die Belege der letzten Woche für deine Buchhaltung zusammensuchen.
Der erste Schritt, um dazu in der Lage zu sein, ist die klare handlungsorientierte Formulierung der einzelnen Aufgaben in deiner ToDo Liste. Diese enthält immer ein Hauptwort und ein Zeitwort und hat ein klares Ergebnis. Zum Beispiel: „500 Worte für Blogartikel schreiben“ oder „Zahlungsbelege der letzten Woche zusammensuchen“.
Du kannst deine Liste mit der Hand schreiben oder ein digitales Tool verwenden. Das bleibt ganz dir überlassen und ändert nichts an der Vorgehensweise.
ToDo Listen nach Prioritäten ordnen
Besteht deine Aufgabenliste nur noch aus Aufgaben, die den oben beschrieben Anforderungen entsprechen, hast du das wichtigste Ziel schon erreicht: Klare, zeitlich abschätzbare Aufgaben.
Leider haben die meisten von uns eine Liste, die den zeitlichen Rahmen des Tages, meist auch der ganzen Woche sprengt. Deshalb heißt es Prioritäten setzen. Eine Möglichkeit ist, die Aufgaben mit der Eisenhower Matrix nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Auch die Ivy Lee Liste oder 1-2-3 Technik können helfen. Viele Aufgaben lassen sich aber nur in Verbindung sinnvoll abarbeiten, weshalb es mehr Sinn macht, sie auf andere Art zu clustern.
Für welche Aufgaben wirst du bezahlt?
Zunächst empfehle ich, dir vor Augen zu führen, was deine Kernaktivitäten sind. Für welche Aufgaben wirst du am Ende des Monats bezahlt? Hier unterscheiden wir nicht nur, berufliche und private Aufgaben, sondern schauen ein wenig genauer hin. Was sind die Kernaktivitäten innerhalb deines Jobs? In deiner Job Beschreibung stehen vermutlich einige ganz konkrete Punkte, die du erfüllen musst. Auch als Selbstständige:r gibt es Aufgaben, für die dich deine Kund:innen bezahlen und andere, die du für dich, deine Weiterbildung, das Backoffice oder zur Kundenakquise machst.
Letzteres ist ein gutes Beispiel. Niemand bezahlt dich für deine Buchhaltung, machen musst du sie aber trotzdem. Das gleiche gilt für den Haushalt. Der reiht sich aber noch hinter der Buchhaltung ein, außer er wird nie erledigt und die Unterhosen werden knapp. Schon hat die Wäsche oberste Priorität. Es gilt also vorausschauend zu planen!
Worauf ich hinaus will? Bewertest du die einzelnen Aufgaben nach ihrer grundsätzlichen Wichtigkeit und reservierst dir in der Tages- oder Wochenplanung ein festes Zeitfenster für ihre Erledigung, bist du gut dabei. Jeden Morgen 15 Minuten aufräumen, einmal pro Woche Wäsche waschen, jeden ersten Montag im Monat die Buchhaltung einplanen, etc. Schon kannst du dich die restlichen Stunden des Arbeitstages deinen Kernaktivitäten widmen. Markiere jene Aufgaben für mehr Überblick mit einem K für Kernaktivität.
Aufgabe ist nicht gleich Aufgabe
Je nachdem, in welcher Lebenssituation du gerade bist (Single, Vollzeit beschäftigt, Hausfrau/-mann, alleinerziehend, etc.) hast du eine bestimmte Anzahl an Stunden am Tag für deine Arbeit zu Verfügung. Diese Stunden kannst du mit Aufgaben aller Art füllen.
Dabei vergessen aber viele, dass abhängig von unserem Biorhythmus und unserem Chronotypus uns manche Aufgaben morgens früh um 7 Uhr unendlich schwerfallen und vielleicht um 11 Uhr in wenigen Minuten erledigt wären. Das gilt für Arbeit, Sport, etc. Wer sich selbst also sehr gut kennt, weiß, wie er/sie viel Zeit sparen kann.
Ziel ist nicht wie am Fließband mega effizient alles abzuarbeiten, sondern Lebensqualität zu gewinnen. Ich persönlich habe aufgehört mich mit Aufgaben abzuplagen, wenn ich weiß, dass ich zu müde dafür bin. Lieber plane ich meinen Tag entsprechend, mit Pausen und einem guten Mix an unterschiedlichen Aufgaben.
Für den richtigen Aufgaben-Mix unterscheidest du zunächst deine Aufgaben in Deep und Shallow Work, also konzentrationsintensive Aufgaben und Routine- oder wenig anspruchsvolle Aufgaben. Die Aufgaben, für du dich gut konzentrieren musst, planst du ein, wenn du energiegeladen bist. Dazwischen erledigt du am besten Shallow Work, um deinem Gehirn Erholung zu schenken.
Diese Unterteilung ist für die Planung sehr wertvoll. Du kannst in der Aufgabenliste die einzelnen Aufgaben mit D für Deep oder S für Shallow markieren.
Motiviert die ToDo Liste abarbeiten
Du erkennst hoffentlich schon, dass eine gut formulierte Aufgabe, deren Zeitaufwand, Priorität und Komplexität du gut abschätzen kannst, großes Potential hat.
Natürlich stören spontane Termine, unerwartete Herausforderungen oder fehlende Motivation oder Überblick immer wieder in unseren Plan. Aber Motivation kommt meist mit dem Tun und du weißt Dank deiner Liste ja immer, wo du gerade stehst.
Den Überblick behalten
Für alle visuellen Menschen gibt es eine Methode, deine Aufgaben optisch ansprechend auf einem Board anzuordnen. Ob analog auf Haftzetteln oder digital in einem Projektmanagement-Tool, das Kaban Board zeigt an, woran du gerade arbeitest.
In mindestens drei Spalten wandern die Aufgaben von der ToDo Liste über „In Bearbeitung“ zur „Erledigt“ Spalte. Dieses einfache Prinzip, hilft dir zu erkennen, wenn du zu viele Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung hast, und erleichtert dir den Einstieg nach einer Pause oder Unterbrechung enorm.
ToDo Listen aktuell halten
Zu guter Letzt ist es empfehlenswert einmal in der Woche deine Aufgabenliste aufzuräumen. Wir notieren uns heutzutage jede Idee und sammeln jede Menge Aufgaben. Doch nicht alle Notizen haben nach ein paar Tagen noch die gleiche Relevanz. Manche Aufgaben werden delegiert oder haben sich erübrigt, andere sind unklar formuliert und verändern sich bei näherer Betrachtung.
Führe am Ende oder zu Beginn jeder Arbeitswoche, idealerweise im Zuge der Wochenplanung, ein Task Cleanup durch und achte darauf, dass deine Liste nicht unkontrolliert wächst.
Diese Methoden sind ein Auswahl an Tools die wir jede Woche im so-smart.club einsetzen. Durch sie haben wir uns eine stabile Planungsroutine erarbeitet und einen Wochenplan, der hält!
Quelle
Dieser Artikel ist ein Überblickswerk aus verschiedenen Methoden zum Thema Aufgaben Definition und ToDo Listen Erstellung. Die Quellenangaben der einzelnen Methoden findest du in den jeweiligen Artikeln.
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