Wir alle kennen sie die „Karteileichen“ in unserer Aufgabenliste. Bei manchen Aufgaben wissen wir nicht einmal mehr, was wir da eigentlich genau tun wollten. Andere Aufgaben scheinen wichtig, aber es kommt nie eine Deadline, die sie auch dringend macht - also schieben wir sie von Woche zu Woche vor uns her.

Inhaltsverzeichnis

1. Ziel der "Task Cleanup" Methode
2. So machst du einen Task Cleanup

3. Task Cleanup in drei Phasen

Deine Aufgabenliste aktuell halten

Gerade in unserer schnelllebigen Zeit ist es wichtig, Ideen und Aufgaben sofort festzuhalten, wenn sie uns einfallen oder aufgetragen werden. Manche verwenden dafür ein Notizbuch, andere ein digitales Tool, das sie auch am Smartphone aktualisieren können.

Mit der wachsenden Vollständigkeit unserer Ideen- und Aufgabenlisten, wächst aber auch der scheinbare Arbeitsaufwand. Die Aufgaben werden nicht durch die natürliche Auslese unseres Gehirns gefiltert. Denn früher haben wir manche Aufgaben einfach wieder vergessen und haben sie erst durch einen Impuls von außen oder den Schrecken der Erinnerung auf unsere Aufgabenliste geschrieben.

Grundsätzlich ist es gut, dass wir nun gezielter filtern und nicht mehr darauf vertrauen, dass wir nur die unwichtigen Aufgaben vergessen. Es macht Sinn bewusst Prioritäten zu setzen - aber nur, wenn wir die Kontrolle über unsere Aufgaben bewahren.

Ziel der Methode Task Cleanup ist die kritische Betrachtung unsrer ungefilterten Listen an Aufgaben. Denn oft zeigt sich erst bei näherer Betrachtung und im Vergleich zum restlichen Workload die Relevanz einzelner Aufgaben.

So führst du ein „Task Cleanup“ durch

Schau dir an, welche unerledigten Aufgaben du auf deiner Liste hast. Gehe sie ALLE der Reihe nach durch und entscheide dich für eine der folgenden Aktionen:

1) Erledigen

Hake schon erledigte Aufgaben ab oder erledige sie direkt nach deiner „Aufräumaktion“. Je nachdem wie viel Zeit du im Anschluss hast, eignen sich hierfür eher wenig aufwendige Aufgaben.

2) Verschieben oder Zurückstellen

Die Aufgabe ist wichtig, du hast sie aber diese Woche zeitlich nicht geschafft. Gibt der Aufgabe eine neue, zeitnahe Deadline oder stelle sie überhaupt zurück ins nächste Quartal oder Jahr.

3) Umformulieren oder Unterteilen

Du hast die Aufgabe nicht erledigen können, weil sie unklar formuliert oder zu groß war. Formuliere eine neue Aufgabe oder unterteile sie in mehrere Aufgaben auf.

4) Delegieren

Du weißt genau, was zu tun ist, aber die Aufgabe frisst mehr Zeit als du hast. Wenn du die Ressourcen hast, delegiere die Aufgaben an eine:n Mitarbeiter:in oder Freelancer:in. Wenn das nicht möglich ist, entscheide dich zwischen Verschieben und Löschen.

5) Löschen

Eine Aufgabe schien dir wichtig, du erledigt sie aber schon seit einigen Wochen oder gar Monaten nicht. Überlege noch einmal genau, ob diese Aufgabe zu diesem Zeitpunkt wirklich relevant für dein Business ist. Lass die Aufgabe los! Wenn sie doch wichtig ist oder wird, taucht sie von allein wieder in deiner Aufgabenlist auf. 

Am Ende solltest du keine unklar formulierte oder Aufgabe ohne Frist mehr in deiner Liste haben. Mit dieser Methode hast du immer eine aktuelle Aufgabenliste, deren Fülle und direkter Abarbeitungsdruck dich nicht überfordert.

Task Cleanup in drei Phasen

Das Aufräumen deiner Aufgabenliste kann in mehreren Schritten erfolgen.

Den ersten und wichtigsten Schritt führst du am Ende jeder Arbeitswoche durch. Schau dir an, welche Aufgaben du nicht erledigt hast. Entscheide, ob sie wichtig und dringend genug für dein Business sind, um in die nächste Woche mitgenommen zu werden. Gib ihnen eine neue Frist oder erledige sie heute noch.

Am Ende des Monats wirfst du nochmal einen genauen Blick auf die Liste. Welche Aufgabe schiebst du seit 4 Wochen vor dir her? Hinterfrage, warum du die Aufgabe nicht loslassen kannst aber auch nicht erledigst. Liegt es an dir oder der Aufgabe? Formuliere sie eventuell neu oder untergliedere sie. Hast du keine Zeit? Lagere sie, wenn möglich, aus.

Spätestens am Ende des Quartals solltest du richtig kritisch werden. Welche Aufgaben nimmst du dir seit 3 Monaten vor und erledigst sie nicht? Ist die Aufgabe in irgendeiner Form für dein momentanes Business wichtig? Wenn du dafür eine klare positive Antwort findest, ergänze diese Antwort schriftlich zur Aufgabe und setze dir eine neue Frist. Wenn sie bis dahin nicht erledigt ist, löscht du die Aufgabe und lässt sie los. Wenn dir kein wichtiger Grund einfällt, lösche sie direkt.

Quelle:

Dieser Smart Tipp entstand in Anlehnung an die Inbox Zero Methode von Merlin Mann aus dem Jahr 2007. Sein Ziel ist, dass am Ende des Tages jede E-Mail bearbeitet, weitergeleitet terminiert oder gelöscht wurde.

Weiterführende Methoden:

• Inbox Zero
• Eisenhower Matrix
• Aufgaben Definition