SCRUM in der persönlichen Wochenplanung
May 31, 2023
Scrum ist ein Begriff, den mittlerweile viele Menschen gehört haben. Die Methodik kommt aus der Softwareentwicklung und hat sich bis ins agile Projekt- und Produktmanagement vorgearbeitet. Das war möglich, weil die Methode wenig Regeln hat und sehr flexibel einsetzbar ist. Einzigartig ist jedoch der Zugang. Projekte werden in der Scrum Methode nicht bis zur Deadline durchgeplant, sondern in Anforderungen unterteilt, die in Miniprojekten (sogenannten) Sprints umgesetzt und immer wieder angepasst werden. So sind schnelle Ergebnisse und eine agile Arbeitsweise möglich, die auch im „lean“ Projektmanagement angestrebt werden.
Inhaltsverzeichnis
- Die Scrum Methode im so-smart.club
- Der Begriff Scrum stammt aus dem Rugby
- Die Scrum Elemente in der Wochenplanung
Die SCRUM Methode im so-smart.club
Die Scrum Methode arbeitet im Gegensatz zur traditionellen Projektplanung mit relativ kurzen (1-4 Wochen) Zeitblöcken, in denen Aufgaben erledigt werden. Das Besondere daran ist, dass sie nicht von einer Deadline in ferner Zukunft in Meilensteinen rückwärts plant, sondern ein Miniprojekt nach dem anderen in die Zukunft plant und so möglichst agil bleibt.
Scrum stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und hat die Art und Weise wie Software entwickelt wird revolutioniert. Die Anfänge von Srcum liegen 30 Jahre zurück. Ab den 1990er Jahren wurde die Methode von Jeff Sutherland und Ken Schwaber kontinuierlich weiterentwickelt. 1995 definierten sie die Methode erstmal näher als „ein Rahmenwerk, innerhalb dessen Menschen komplexe adaptive Aufgabenstellungen angehen können, und durch das sie in die Lage versetzt werden, produktiv und kreativ Produkte mit dem höchstmöglichen Wert auszuliefern.“
Der Begriff Scrum stammt aus dem Rugby
Scrum nennt man das Gedränge, das entsteht, wenn sich die Rugby-Spieler um den Ball versammeln. Die Anspielung der Begründer der Methode ist nicht zufällig und kommt daher, dass die Produktentwicklung ein Teamsport und für Einzelkämpfer schwerer zu bewältigen ist.
Wolfgang und ich sehen einige Parallelen in unsere Arbeit im so-smart.club. Auch wenn wir einander nicht die Arbeit abnehmen können, schaffen wir doch gemeinsame Rahmenbedingungen und lernen voneinander, schneller und flexibler unsere Aufgaben zu planen bzw. zu bewältigen als das allein der Fall wäre.
Jedes Clubmitglied setzt sich zumindest einmal im Monat neue Ziele und muss diese mit den täglichen Aufgaben koordinieren, dazu nutzen wir die gemeinsame Wochenplanung und den Austausch bezüglich Zeitmanagement. Wir packen in die kommende Woche alle realistisch umsetzbaren Aufgaben und reflektieren am Ende der Woche gemeinsam das Ergebnis.
So können wir im so-smart.club zwar nicht die Aufgaben aufteilen, aber die Planungsstruktur mit allen Elementen, die sich in der Scrum Methode finden, bereitstellen.
Die Scrum Elemente in der Wochenplanung
Sprint Planung als Form des Wochenplans
Die Scrum Methode arbeitet mit Sprints, Zeitfenstern von 1-4 Wochen, in denen eine realistische Anzahl an Anforderungen umgesetzt werden. In der Sprint Planung werden die Anforderungen gereiht und in konkrete Aufgaben zerlegt. Diese Aufgaben sollten innerhalb eines Tages erledigt werden können. Die Ergebnisse werden im Sprint Backlog eingetragen.
Im so-smart.club entspricht der Sprint unserer Wochenplanung. Wir planen ebenso eine realistische Anzahl an Aufgaben und unterteilen sie in konkrete Arbeitsschritte. Auch wenn bei uns die Aufgaben nicht einem Projekt zugeordnet werden können, versuchen wir nicht zu viele Projekte gleichzeitig zu bearbeiten und eine stimmige Mischung zusammenzustellen, die uns in Summe unseren Zielen näherbringt.
Der Backlog ist unsere priorisierte Aufgabenliste
Die Anforderungen eines Projektes werden in der Scrum Methode in einem bzw. mehreren Backlogs gesammelt. Der Produkt Backlog enthält die Anforderungen an ein Produkt. Er entwickelt und verändert sich mit jedem Entwicklungsschritt und wird somit dynamisch geführt.
Bei jedem Sprint wird eine Auswahl an Anforderungen, die innerhalb des Sprints bearbeitet werden. Die Teammitglieder arbeiten dann an konkreten Aufgaben, die im Sprint Backlog festgehalten werden. Ziel des Backlogs ist, den Überblick zu behalten, welche Aufgaben zu einem funktionstüchtigen Ergebnis noch fehlen und was bereits erledigt wurde.
Im so-smart.club arbeiten wir mit Aufgabenlisten, die regelmäßig aktualisiert und priorisiert werden. Dafür verwenden wir unterschiedliche Systeme. Die Listen werden analog oder digital geführt und zum Beispiel durch die Ivy Lee Liste täglich geordnet und durch einen Task Cleanup aktualisiert.
Dieses tägliche Update ist eine der wichtigsten Parallelen von Scrum zum so-smart.club.
Im Daily planen wir den nächsten Tag
Wichtig ist in Scrum der regelmäßige Austausch unter den Teammitgliedern, um sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten und Hindernisse rasch zu identifizieren. Das macht den Prozess agil und dient der Kommunikation. Reflexion und Selbstorganisation sind wichtige Faktoren, die den Prozess unterstützen. Die Dailys dauern maximal 15 Minuten und werden oft sogar im Stehen abgehalten.
Auch im so-smart.club wollen wir regelmäßig Erfolge feiern und gleichzeitig Hürden zeitnah überwinden. Die wöchentlichen LIVE Sessions sind eine gute Gelegenheit dafür, doch ein täglicher Check ist noch besser und sorgt dafür, dass keine Informationen oder Aufgaben übersehen werden. Auch wenn wir den Austausch nur in den wöchentlichen Planungssession bieten können, ist ein „Daily“ ratsam, um flexibel auf die Anforderungen des Alltags zu reagieren.
Der Review hilft die Wochenziele zu überprüfen
Am Ende jedes Sprints sieht die Scrum Methode eine Review vor. Das Team präsentiert das Zwischenergebnis (Inkrement) und überprüft und aktualisiert den Produkt Backlog.
Hier finden wir die Parallelen vor allem in der Führung und Aktualisierung unserer Aufgabenlisten. Wer sich konkrete Wochenziele setzt, kann diese in der LIVE Session überprüfen und die daraus resultierenden neuen Aufgaben festhalten oder alte anpassen.
Die Retrospektive entspricht unserem Wochenrückblick
Die zweite Art des Rückblicks ist in Scrum die Retrospektive und entspricht der Überprüfung der Zusammenarbeit und der einhergehenden Prozesse. Je besser das Team sich ergänzt, desto bessere Ergebnisse werden erzielt.
Wir sind im so-smart.club wie schon erwähnt kein Team im Sinne der Scrum Methode. Wir bieten allerdings Strukturen und Prozesse zur Optimierung der Selbstorganisation und die können und sollen von unseren Clubmitgliedern individualisiert werden. In der qualitativen Wochenreflexion mit Hilfe der 5-Finger Methode halten wir deshalb fest, was gut gelaufen ist, was schwierig war und was zu kurz gekommen ist. Damit verbessern wir schrittweise unser Planungsroutine.
Quelle: Der Scum Quide von Jeff Sutherland und Ken Schwaber
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