Ziele von der Deadline aus starten
Apr 19, 2023
Wer kennt sie nicht, die Scheu vor großen Projekten oder Zielen? Und wer sie nicht kennt, geht entweder naiv an die Sache heran, ist sich dem Aufgabenumfang nicht bewusst und riskiert kurz vor der Deadline alles auf einmal erledigen zu müssen – oder weiß genau, dass große Projekte (und vor allem große Ziele sind für mich auch nichts anderes als selbstgewählte Projekte) ohne Planung nicht erfolgreich abgeschlossen werde können.
Für die Planung großer Projekte gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine davon ist die Rückwärtsplanung, die ausgehend von der Deadline einzelne Schritte identifiziert und rückwärts bis zum heutigen Tag verteilt. So merkst du direkt, ob du realistisch geplant hast.
Inhaltsverzeichnis
- Die Herausforderung von großen Zielen
- Ziele rückwärts planen
- Passe das Zeit Investment an deinen Lebensstil an
- Eine smarte Deadline wählen
Die Herausforderung von großen Zielen
Wir alle kennen das Gefühl einer näher rückenden Deadline und das Gefühl den Überblick über die sinnvolle Reihenfolge der Aufgaben zu verlieren, weil eigentlich alles gleichzeitig erledigt werden sollte. Zu diesem Zeitpunkt bleibt dir nichts anderes mehr übrig als Schadenbegrenzung zu betreiben, reinzubeißen und die Aufgaben so gut wie möglich abzuarbeiten. Eventuell kannst du noch um Hilfe bitten, aber meist zögern wir, weil das Aufgaben-Briefing genauso lange dauert, wie die Aufgabe selbst zu erledigen. Zu diesem Zeitpunkt ist Perfektionismus zwar wahrlich nicht mehr angebracht, aber wir können bekanntlich nicht aus unserer Haut und machen dann erst alles selbst in einer Nachtschicht fertig. Das ist anstrengend und frustrierend!
Kein Wunder, dass solche Erfahrungen die Scheu oder gar Angst vor großen Projekten oder Zielen schüren. Doch warum lassen wir es überhaupt so weit kommen?
Große Projekte werden deshalb als groß eingestuft, weil die einzelnen Aufgaben ineinandergreifen, es Abhängigkeiten gibt und manche Variablen bei der Planung noch gar nicht bekannt sind. Selbst wenn das Ziel klar formuliert ist, ist die Planung aufwendig und wir wissen oft nicht, wo wir anfangen sollen. Dazu kommt, dass wir zunächst das Gefühl, alle Zeit der Welt zu haben, zulassen und auf den Druck der Deadline warten. Je größer das Projekt ist, desto eher riskieren wir jedoch nicht mehr fertig zu werden. Das macht auch die größten Stress-Junkies mürbe. Was also tun?
Ziele rückwärts planen
Vielleicht sagst du jetzt: „ich boykottiere meine Zieleplanung ja selbst, weil ich immer erst in der letzten Minute aktiv werde“ oder gar „ich brauche den Druck, sonst bin ich nicht kreativ“.
Wenn du den Druck brauchst, habe ich gute Neuigkeiten, der lässt sich wunderbar selbst erzeugen, indem du dir eine Deadline setzt. Mit diesem Tag vor Augen überlegst du nun, was du bis dahin alles erledigen musst. Meist ist das festgelegte Datum schon der erste Energie-Booster. Wir empfehlen wie immer im so-smart.club an dieser Stelle dein Ziel zunächst in einzelne handlungsorientierte Aufgaben herunterzubrechen und klar zu formulieren, was zu tun ist.
Die festgelegten Handlungsschritte oder Arbeitspakete verteilst du nun von der Deadline ausgehend rückwärts auf die Tage und Wochen bis zum heutigen Tag. Vermutlich geht es dir wie mir und du stellst schnell fest, dass du sofort anfangen musst, um das Projekt zu deiner Zufriedenheit umzusetzen. Durch die Aufteilung in einzelne Aufgaben merke ich meist erst, wie viel er zu tun gibt und stelle fest „Wenn du jetzt smart planst, kannst du große Erfolge erzielen.“
Diese Energie ist weit gesünder und produktiver als der Energieschub kurz vor der Deadline. Du kannst dich motiviert an Aufgaben setzen und hast immer noch einen Spielraum für kreative Anpassungen oder notwendige Änderungen in der Zielverfolgung.
Die Verteilung der Aufgaben auf die Tage und Wochen bis zur Deadline zeigt auch klar, wie viel Zeit du dir in der Wochenplanung für die Umsetzung reservieren musst. Blocke direkt Zeitfenster in deinem Wochenplan und mach dich an die Arbeit.
Passe das Zeitinvestment an deinen Lebensstil an
Damit diese Art der Planung nicht erst recht Stress auslöst, mach dir bewusst wie viel Zeit du insgesamt in dieses Projekt investieren kannst. Das hängt vermutlich davon ab, ob du einen Teil deiner Arbeitszeit dafür aufwenden kannst oder die Umsetzung in deiner Freizeit stattfinden muss.
Beruflich induzierte Ziele haben es auf jeden Fall verdient einen guten Platz in deiner Wochenplanung, wo du ausgeschlafen und fokussiert bist, zu bekommen. Gesundheitliche Ziele haben ebenfalls hohen Stellenwert.
Entscheide, wie wichtig dir das Ziel ist, ob es zu dir passt und wie viel Zeit du in etwa pro Woche oder am Tag du daran arbeiten kannst und möchtest und nimm dir entsprechend viel Zeit für die Umsetzung.
Wenn das Ziel neu ist und du den Aufwand nicht schätzen kannst, zerlege dein Ziel unbedingt erst in einzelne handlungsorientierte Aufgaben. Sonst läufst du direkt Gefahr, dir eine unrealistische Deadline zu setzen.
Eine smarte Deadline wählen
Sobald du in etwa weißt, ob dein Ziel nur Wochen oder doch Monate von dir entfernt ist, kannst du eine realistischere Deadline setzen. Man weiß natürlich auch bei sich wiederholenden Projekten nicht genau, ob das Ziel stressfrei erreicht werden kann. Aber eine realistische Planung, die Schritt für Schritt umgesetzt wird, erhöht die Wahrscheinlichkeit extrem.
Die Voraussetzung der erfolgreichen Rückwärtsplanung ist aber in jedem Fall eine feste Deadline, an die du dich auch halten willst. Der Jahreswechsel eignet sich dafür immer gut, aber manche Ziele willst du bestimmt schon früher erreichen.
Es gibt verschiedene Herangehensweisen, dir Deadlines zu setzen, die dich motivieren und daher eher halten:
- Wähle einen Tag, der Bedeutung für dich oder das Projekt hat.
- Lege die Deadline direkt vor einen Urlaub. So bist du motiviert, entspannt in den Urlaub zu fahren.
- Du kannst die Deadline breitflächig auf Social Media kommunizieren oder ein Launch-Event ansetzen.
- Bilde ein berufliches Tandem und bitte eine andere Person dein Projekt samt Deadline zu überwachen. Nutze dafür gerne den so-smart.club.
- Erzähle jedem, den du kennst, davon und erhöhe damit dein Kommittent.
Wähle die Deadline jedenfalls bewusst und sorge dafür, dass du sie sehr wahrscheinlich einhältst.
Da du nur mit überschaubaren Aufgaben arbeitest, ist es leichter einen Einstieg ins Thema zu finden. Du näherst dich mit der Rückwärtsplanung Schritt für Schritt und ohne die Motivation zu verlieren deinem Ziel.
Quelle:
Die Rückwärtsplanung haben wir bei Neil A. Fiore in seinem Buch The Now Habit entdeckt.
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