Aufbau einer stabilen Planungsroutine
Jan 10, 2023Von: Wolfgang Bretschko
Zeit ist eine der wichtigsten Ressourcen und sie ist begrenzt. Für uns alle hat der Tag 24 Stunden und die Woche 7 Tage. Wir wissen, dass unsere Zeit endlich ist. Daher ist der achtsame Umgang mit der Zeit wohl eine der wichtigsten Aufgaben, die wir im Leben haben.
Trotzdem gehen wir mit unserer Zeit oft sehr sorglos um, so als hätten wir unendlich Zeit und könnten aus dem Vollen schöpfen. Ob wir für die Erledigung einer Aufgabe 1 oder 2 Stunden brauchen, scheint keine Rolle zu spielen. Wie viel Zeit wir auf Social Media verbringen, so genau wollen wir das vielleicht gar nicht wissen.
Ein genauerer Blick auf die Zeit könnte uns die Augen öffnen. Ein achtsamerer Umgang mit der Zeit könnte zu mehr Effektivität und Effizienz in der kommenden Woche führen. Die positiven Effekte sind ein besseres Zeitmanagement, was gerade bei Selbstständigen zu einer verbesserten Work Life Balance führt.
In diesem Smart Tipp erfährst du:
- Warum eine genaue Zeiterfassung deine Planungskompetenz steigert
- Welche Elemente eine stabile Planungsroutine braucht
- Der smarte Wochenplan
- Der smarte Tagesplan
Starte deine Planung mit einer detaillierten Zeiterfassung
Wenn du selbstständig deine Woche gestalten willst, musst du zunächst wissen, was du genau tust und wie lange du dafür brauchst. Seit 2 Jahren erfasse ich deshalb meine Arbeitszeit mit Clockify.
Als ich damit anfing, war es ungewohnt, zu Beginn jeder Aufgabe die Zeiterfassung zu starten. Nicht selten habe ich darauf vergessen. Ich habe ein paar Wochen gebraucht, bis daraus eine Gewohnheit wurde und ich automatisch zu Beginn eines Termins oder der Bearbeitung einer Aufgabe den Timer startete.
Der Aufwand, meine eigene Zeit zu erfassen und damit nachvollziehbar zu machen, ist für mich heute minimal, er ist zur Gewohnheit geworden. Die Vorteile überwiegen eindeutig. Ich weiß wie viele Stunden ich produktiv bin. Ich sehe, wofür die Zeit aufgegangen ist und überblicke in welche Aufgaben und Projekte ich wie viel Zeit investiert habe.
Heute weiß ich, dass ich rund 5% meiner wöchentlichen Arbeitszeit für die Planung meiner Woche aufwende und 95% meiner Zeit in die Erledigung meiner Aufgaben und Termine fließt.
Was ich über mich erfahren habe?
Ein fixer Bestandteil meiner Planungsroutine ist der wöchentliche Rückblick. Ich reflektiere die abgelaufene Woche mit der 5-Finger Methode. Dafür nehme ich mir am Ende der Woche 10 - 15 Minuten Zeit. So lerne ich mich Woche für Woche besser kennen. Aus dieser Beschäftigung mit mir habe ich drei Erkenntnisse gewonnen, die ich in meiner Planung berücksichtige:
Ich bin kein Roboter.
Ich kann nicht 40 bis 50 Stunden pro Woche mit der gleichen Energie und Motivation arbeiten, Aufgaben erledigen, Termine wahrnehmen. Daher plane ich Pausen ein und berücksichtige das bei der Wochenplanung. Ich plane realistisch und überfordere mich nicht mit einem zugepflasterten Kalender und einer übervollen To-Do-Liste.
Meine Woche folgt einem Rhythmus
Dienstag ist mein produktivster Tag. Den Donnerstag lasse ich, wann immer möglich, frei von Fixterminen, um das, was sich von Montag bis Mittwoch aufgestaut hat, aufzuarbeiten. Der Freitag ist für Routinetätigkeiten reserviert.
Routinen helfen mir
Routinen sind essenziell für mich, um motiviert arbeiten zu können. Sie helfen mir, weniger abhängig von Stimmungen und der tagesaktuellen Motivation zu sein.
Die Grundbausteine einer stabilen Planungsroutine
Über die letzten Jahre habe ich mir Stück für Stück eine stabile Planungsroutine erarbeitet, diese immer wieder angepasst und erweitert. Durch die Zusammenarbeit mit Konstanze im so-smart.club habe ich diese Routine systematisiert, mit theoretischem Wissen angereichert und um Zeitmanagement-Tipps und Produktivitäts-Methoden erweitert.
Den Kern bilden zwei Routinen:
- Die smarte Wochenplanungs-Routine
- Die smarte Tagesplanungs-Routine
Im Folgenden erhältst du eine Anleitung wie diese beiden Routinen aufgebaut sind und wie Du sie für dich umsetzen kannst.
Der smarte Wochenplan (60 - 90 Minuten)
Erstelle einmal pro Woche einen smarten Wochenplan für die nächste Woche. Er ist das Grundgerüst. Meine Empfehlung an dieser Stelle, plane eher großflächig und nicht zu detailliert, sonst überfordert dich dein Plan. Die Detaillierung erfolgt in der Tagesplanung, da bist du näher dran und da kannst du aktuelle Ereignisse, Unvorhergesehenes besser berücksichtigen.
Die Wochenplanungsroutine hat zwei Bausteine:
- Der Rückblick: Die Reflexion der aktuellen Woche erfolgt mit der 5 Finger Methode.
- Der Ausblick: Die Planung der nächsten Woche erfolgt mit der Minimalen Woche.
- 📆 Lege deine Arbeitszeiten je Tag (Beginn und Ende) fest.
- ⏰ Plane deine Fixtermine ein, die nicht verschiebbar sind.
- ✅ Verteile die wichtigsten Aufgaben auf die freien Zeitfenster.
- 🏳 Achte auf Freiräume, Zeitfenster für unvorhersehbares.
Zeitaufwand: 1 Stunde (10 bis 15 Minuten für den Rückblick, 30 - 45 Minuten für den Ausblick)
Intervall: 1-mal pro Woche
Der smarte Tagesplan (10 - 15 Minuten)
Die Detaillierung deines Wochenplans erfolgt in der Tagesplanung. Abhängig von deinem Arbeitsrhythmus kannst du den nächsten Tag am Vorabend planen, zum Abschluss des Tages, oder du startest den Tag mit einer kurzen Planungseinheit von 15 Minuten.
Die Planung am Abend hat viele Vorteile. Du schließt den Tag ab, planst den nächsten Tag, weißt also was deine erste Aufgabe sein wird und kannst so beruhigt den Feierabend beginnen. Soweit die sicher zutreffende Theorie. Ich plane meistens am Morgen, weil ich am Abend einfach zu müde bin.
Die Tagesplanungsroutine hat drei Schritte:
- Rückblick mit der 5 Finger Methode
- Detail-Tagesplan erstellen mit Kalender und Aufgabenliste auf Basis deines Wochenplans.
- To-do Liste aktualisieren.
Zeitaufwand: 10 -15 Minuten
Intervall: 1-mal Tag
Wie zu Beginn angemerkt, verwende ich ca. 5% meiner wöchentlichen Arbeitszeit fürs Planen, so bleiben mir 95% der Zeit für die Umsetzung der Aufgaben und Termine. Dies ist ein Erfahrungswert und gleichzeitig ein Zielwert.
Die angegebenen Zeiten für die Wochenplanung und Tagesplanung sind Zielwerte. Du kannst dich beim Planen, wie beim Checken der Social Media Kanäle, sehr leicht verzetteln und die Zeit verfließt einfach. Plötzlich hast du für die Planung deiner nächsten Woche 2 Stunden gebraucht und bist immer noch unzufrieden mit dem Ergebnis. Damit das nicht passiert, wende ich eine der effektivsten Zeitmanagement Methoden an, das Timeboxing.
Ziel der Methode ist es, jeder Aufgabe einen festen Zeitrahmen zuzuteilen, in dem du die Aufgabe erledigen möchtest. Der Zeitrahmen hilft dir, dich nicht in unnötigen Details zu verlieren. Wie viele dieser Methoden entsteht ein Teil der Wirkung auch unbewusst. Wenn du dir bewusst einen Zeitrahmen vornimmst, wird dir dein Unterbewusstsein helfen, den Zeitrahmen einzuhalten.
Welche zwei Grundbausteine braucht es noch, um die Woche im Griff zu haben?
Neben einer stabilen Planungsroutine für die Woche und den Tag, bilden eine smarte Emailroutine und eine gute Aufgabenroutine die Grundbausteine für eine erfolgreiche Woche.
Mehr zur Emailroutine erfährst du im Tipp: Die Produktivität mit einer Email-Routine steigern
Mehr zur Aufgabenroutine erfährst du im Tipp: Den Überblick über wichtige Aufgaben behalten
Weiterführende Tipps und Tools:
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