Die Organisation deines Tages
Mar 21, 2023
Bei den meisten Menschen läuft der Arbeitstag nicht halb so linear ab, wie wir uns das wünschen würden. Scheinbar klare Aufgaben zerlegen sich auf einmal in viele kleine Unteraufgaben, die Zeit brauchen. Probleme tauchen auf und machen die Bearbeitung mancher Aufgaben langwieriger. Telefon und E-mails spülen weitere Aufgaben in unsere Liste und wir sollen dabei nicht den Überblick verlieren.
Inhaltsverzeichnis
- Organisation durch übersichtlich gesammelte Informationen übersichtlich
- Ohne Organisation verlierst du den Überblick
- Organisation mit Hilfe der "Golden Ten“
Organisation durch übersichtlich gesammelte Informationen übersichtlich
Um den Überblick über die gesammelten Eindrücke nicht zu verlieren, macht es Sinn, zunächst alle neuen Informationen an einem oder maximal zwei Orten zu sammeln. Ryder Carrol empfiehlt dafür die Bullet Journal® Methode und sammelt alle Informationen (Ideen, Aufgaben, Erkenntnisse, Ereignisse des Tages, Ziele, Listen) in einem Notizbuch. Er entscheidet sich bewusst für die analoge Variante der Protokollführung, weil handschriftliche Einträge uns zwingen, uns kurz zu halten.
Wie du die täglichen Informationen verwaltest, liegt ganz allein bei dir und deinen Bedürfnissen. Wenn du lieber digital unterwegs bist, eignet sich auch eine einfache Notiz-App für die Sammlung der täglichen Informationen. Wichtig ist, dass du dich für einen Workflow entscheidest und dabei bleibst. Der Prozess der Informationsverarbeitung sollte sich zur Routine entwickelt und wenig variieren. Benutze dafür so wenig Tools, Apps oder Programme wie möglich.
Auch wenn die Art der Organisation einfach und klar ist, sammeln sich mit der Zeit jede Menge Informationen in deinen Tools an. Die Ordner und Unterordner häufen sich und wir drohen erneut den Überblick zu verlieren. Die PARA-Methode von Tiago Forte legt nahe, alle Informationen in vier Kategorien zu unterteilen. Die Kategorien Projekt, Area, Ressourcen und Archiv werden in absteigender Reihenfolge unterschiedlich häufig aufgerufen und sorgen so für Ordnung. Im Ordner mit den aktuellen Projekten sollten sich nach der Methode nur Informationen sammeln, die du aktuell oft brauchst. Ist das Projekt abgeschlossen wandert der Unterordner in einen weniger frequentierten Ordner.
Ohne Organisation verlierst du den Überblick
Was all diese Methoden oder Ansätze gemeinsam haben ist, dass Informationen möglichst zentral gesammelt werden und nicht sofort einen Handlungsbedarf auslösen. Die Form eines zentralen Wissensspeichers hat den Vorteil, dass wir nicht nachdenken müssen, was wir mit der Information tun. Wollen wir Ergebnisse aus Recherchen abspeichern, muss etwas erledigt werden oder protokollieren wir gerade die Arbeitsschritte, um ein Projekt später replizieren zu können? Wir sammeln zunächst alles, ohne zu entscheiden, was später damit geschieht.
Damit behalten wir die Konzentration und laufen wir nicht Gefahr, irgendeine Information zu verlieren oder nicht mehr wieder zu finden. Allerdings verschafft dir das reine Sammeln der Informationen an einem Ort noch nicht den absoluten Überblick. Notizbücher füllen sich, Notiz-Apps bekommen immer mehr Einträge und auch hier besteht die Gefahr etwas Wichtiges zu übersehen, wenn wir die Notizen nicht am Ende des Tages noch einmal bewusst sortieren.
Durch das ungefilterte Sammeln
- Vermischen sich Erlebnisse mit Aufgaben und Notizen
- Werden im Tagesverlauf manche Einträge überholt, Aufgaben unnötig, etc.
- Ergibt sich nicht automatisch eine klare Handlungsanleitung oder Aufgaben Priorisierung
Es ist also entscheidend am Ende des Tages nochmal alle Notizen durchzugehen und auszusortieren, Termine zu übertragen oder Aufgaben zu priorisieren. Die Sammlung allein verschafft dir noch nicht den Überblick, den du dir erhoffst.
Den nötigen abschließenden Schritt machst du durch die Reflexion und Organisation der Informationen. Die Methode, die wir dir dafür heute vorstellen wollen, sind die „Golden Ten Minutes“ von Carl Pullein, dem Begründer der COD-Methode. Er schwört darauf, seine Notizen am Ende des Tages in 10 Minuten durchzugehen und so Struktur in seine Einträge und vor allem den kommenden Arbeitstag zu bringen.
Organisation mit Hilfe der "Golden Ten“
Beende deinen Arbeitstag bewusst mit Hilfe dieser Checkliste. In deinen "Golden Ten"...
- Schau noch einmal alle Informationen des Tages durch
- Lösche unnötig gewordene Einträge
- Markiere Wichtiges
- Hake erledigte Aufgaben ab
- Verschiebe Informationen mit der PARA-Methode für mehr Überblick
- Übertrage Termine in deinen Kalender
- Notiere Erfolge! ...und vielleicht wofür du dankbar bist.
- Gehe deine Kalendereinträge durch und schau, was in den kommenden Tagen ansteht. Wenn du sehr viele Termine hast, wirst du nicht viele zusätzliche Aufgaben erledigen können. Berücksichtige das in deiner Aufgabenplanung. Eventuell musst du manche Aufgaben zeitlich priorisieren. Das kann dazu führen, dass du Termine absagen oder Aufgaben Deadlines verschieben musst. Je früher du das realisierst, desto weniger unangenehm wird der Prozess der Neuplanung.
- Halte deine morgigen Aufgaben fest. Entweder in deiner Aufgabenliste oder auch mit Hilfe der ALPEN Methode.
- Setze dir ein Ziel für den kommenden Tag. Möglicherweise kannst du dir auch ein berufliches und ein privates Ziel setzen, aber nicht mehrere. Was möchtest du unbedingt erledigt haben?
- Lege den Fokus des Tages fest. Was nimmst du dir persönlich vor? Worauf möchtest du dich konzentrieren?
Schau auf die Uhr und versuche den Tag in nur zehn Minuten abzuschließen und den nächsten Tag grob zu planen. Notiere Erfolge. Übertrage unerledigte Aufgaben für mehr Übersicht. Lege die erste Aufgabe für den nächsten Tag fest. Tue was auch immer dir hilft, um den Überblick zu bewahren und motiviert in den nächsten Tag zu starten.
Quelle:
Die „Golden Ten“ sind die Reflexions- bzw. Organisationsmethode von Carl Pullein, die er täglich anwendet.
Weiterführende Methoden:
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