Produktivität mit einer E-Mail Routine steigern
Jan 10, 2023
Ich kenne kaum jemanden, der nicht unter der Flut der Emails stöhnt, die täglich den E-Mail-Account füllen. Dazu kommt noch, dass fast jeder von uns mehrere Email Accounts zu bearbeiten hat, was den Überblick nicht gerade erleichtert. Das Checken der Email Accounts wird sehr oft zur unbeliebtesten Nebenbeschäftigung. Wir füllen jede freie Minute damit, die Emails kurz zu checken. Das verleitet zum Multitasking und das obwohl zahlreiche Studien zeigen, dass Multitasking ein Produktivitätskiller Nummer 1 ist. Ein stabile Email Routine kann daher zu einem wahren Produktivitäts-Booster werden.
In diesem Smart Tipp erfährst du:
- Mit welchen Mindset du an die Bearbeitung deiner Mails gehst
- Warum Timeboxing bei der Beschäftigung mit deinen Mails unumgänglich ist
- Inbox Start-up Scanroutine
- Inbox Clean-up Verarbeitungsroutine
- Weitere Grundbausteine für eine SMARTE Wochenplanung
Wie ich mit der Flut an Emails umgehe?
Ein Blogbeitrag hat mich zum Überdenken meiner Emailroutine gebracht. Die Kernaussage des Blogbeitrags "Clear Your Email First thing" lautet:
“Wenn du einen produktiven Tag haben willst, checke als Erstes am Morgen deine Emails.”
Beim ersten Lesen hat mich dieser Zugang irritiert. Die meisten Tipps raten, den Tag nicht mit dem Checken des Email Accounts zu starten, um nicht zu sehr von außen gesteuert zu werden, sondern mit der wichtigsten Aufgabe des Tages zu starten. Der Grundgedanke dahinter: du bestimmst, was wichtig ist und womit du deinen Tag starten möchtest. Du bist der Kapitän auf deinem Boot.
Das klingt plausibel, funktioniert nur selten im wirklichen Leben. Wenn ich eine wichtige Mail erwarte, wenn ich auf eine Rückmeldung warte, kann ich mich nur schwer, ohne an die Mail zu denken, der wichtigsten Aufgabe widmen. Wenn schon nicht bewusst, so beschäftige ich mich wahrscheinlich unbewusst damit und meine Aufmerksamkeit ist geteilt. Warum also nicht gleich die Mails checken?
Der Beitrag war für mich der fehlende Puzzlestein für einen produktiveren Umgang mit der Flut an Emails. Ich habe meine Email-Routine um ein Element erweitert und damit auf eine neue Ebene gehoben.
Die Grundbausteine einer stabilen Email Routine
Denken: Inbox Zero ist eine Illusion, die 2-malige Beschäftigung am Tag mit den Mails reicht um am Laufenden zu sein
Da du nicht weißt, wieviele Emails in deiner Inbox liegen und wie komplex die Beantwortung oder Bearbeitung deiner Mails sein wird, kannst du nicht wissen, wie lange die Bearbeitung dauern wird.
Die Inbox immer auf null abzuarbeiten ist eine Illusion, der du dich nicht hingeben solltest. Deine Inbox wird wahrscheinlich nie ganz geleert sein. Während du sie bearbeitest, trudeln schon die nächsten Mails ein. Sisyphus lässt grüßen.
Aber auch Sisyphus arbeitet nicht ohne Unterbrechungen, wenn der Felsen den Berg hinunter rollt, gönnt sich Sisyphus eine Pause und geht ruhigen Schrittes den Berg hinunter. So kannst auch du am Ende des Tages, nachdem du dich den Emails gewidmet hast, die Mailbox getrost schließen und erst am nächsten Tag wieder öffnen, ohne daran denk zu müssen, welche Mails auf dich warten. Die Mails werden warten und du wirst sie am nächsten Tag bearbeiten.
Das Ziel der Bearbeitung der Mailbox liegt nicht darin, koste es was es wolle, alle Mails abzuarbeiten. Das Ziel liegt darin, konsequent jeden Tag die dafür reservierte Zeit zu investieren und in dieser Zeit die Mailbox systematisch zu bearbeiten, soweit du in dieser Zeit kommst.
Planen: Timeboxing ist der passende Zugang, um die Flut an Mails zu bewältigen.
Insbesondere für die Bearbeitung der Emails gilt: Ohne Timeboxing verlierst du dich leicht in der Flut der Mails und übersiehst die Zeit.
Ziel der Timeboxing Methode ist es, jeder Aufgabe einen festen Zeitrahmen zuzuteilen, in dem du die Aufgabe erledigen möchtest. Der Zeitrahmen hilft dir, dich nicht in unnötigen Details zu verlieren. Wie viele dieser Methoden entsteht ein Teil der Wirkung unbewusst. Wenn du dir bewusst einen Zeitrahmen für die Bearbeitung deiner Emails vornimmst, wird dir dein Unterbewusstsein helfen, den Zeitrahmen einzuhalten.
Mein Tipp achte besonders bei der Bearbeitung der Emails auf die Zeit und nimm dir bewusst einen Zeitrahmen für dabei Scannen und Bearbeiten der Mails vor.
Tun: Eine Routine, die zwischen dem Scannen und Verarbeiten unterscheidet sorgt für Verlässlichkeit
Da das Abarbeiten deiner Mails eine tägliche Aufgabe ist, solltest du dafür eine stabile Routine entwickeln. Eine stabile Routine wird dafür sorgen, dass du deine Emails auch abarbeitest, wenn du einmal nicht motiviert bist, wenig Energie und keine Lust hast.
Unterteile deine Email-Routine in eine Start-up Scanroutine zu Beginn des Tages und eine Clean-up Routine im Verlauf des Tages.
Für die Start-up Scanroutine solltest du dir 15 Minuten Zeit nehmen.
Für die Clean-up Verarbeitungsroutine, je nach Umfang deiner Inbox, 30 bis max. 90 Minuten pro Tag. Du kannst die Clean-up Verarbeitungsroutine auch auf zwei Arbeitseinheiten aufteilen.
- Inbox Start-up Scanroutine
- 15 Minuten zu Beginn des Tages
- Inbox Clean-up Verarbeitungsroutine
- 30 bis 90 Minuten im Laufe des Tages
Inbox Start-up Scanroutine
Die Inbox Start-up Scanroutine dient dazu, deine Postfächer zu scannen und dir einen Überblick über den Eingang zu verschaffen. Diese Routine dient nicht dazu, deine Mails zu bearbeiten. Du kannst jene Mails, denen du keine weitere Beachtung schenken möchtest, löschen und jene, die nur zu archivieren sind, archivieren. Alle anderen verschiebst du in einen Ordner „zu bearbeiten/erledigen“.
Du triffst bei jeder Mail eine Entscheidung:
- 🗑️Mail löschen
- 📂Mail archivieren
- 👨🏻💻Mail in Ordner „zu bearbeiten/erledigen“ verschieben
So verschaffst du dir zu Beginn deines Arbeitstages einen guten Überblick, was heute noch zu erledigen sein wird, wofür du eventuell extra Zeit nehmen solltest.
Inbox Clean-up Verarbeitungsroutine
Bei der Inbox Clean-up Verarbeitungsroutine bearbeitest du deine Inbox. Du beginnst wie bei der Start-up Routine mit dem Scannen, da sich deine Box seit deinem letzten Besuch wahrscheinlich wieder gefüllt hat. Du gehst deinen Eingang durch, löscht, archivierst und verschiebst in den Ordner „zu bearbeiten/erledigen“. Danach bearbeitest du die zu bearbeitenden Emails.
- 🗑️ Mail löschen
- 📂 Mail archivieren
- 👨🏻💻 Mail in Ordner „zu bearbeiten/erledigen“ verschieben
- ✅ Mail erledigen
Versuche, jede Mail unmittelbar zu erledigen. Das heißt, du verfasst eine Antwortmail, koordinierst einen Termin, erledigst die Mail mit einem Anruf.
Nur wenn eine unmittelbare Erledigung nicht möglich ist, bleibt das Mail im Ordner „zu bearbeiten/erledigen“. Oder du verschiebst es in deine Aufgabenliste, weil du zum Beispiel eine Powerpoint-Präsentation erstellen möchtest. Ein Excel Chart wird eventuell gebraucht, oder du ein Konzept erstellen möchtest, für das du noch recherchieren möchtest.
Mit dieser Routine hast du zweimal am Tag Zeit für die Beschäftigung mit deiner Mailbox reserviert. Einmal nur zum Scannen deiner Mails, im Rahmen der Inbox Start-up Scanroutine und einmal zum Scannen und Bearbeiten, im Zuge der der Inbox Clean-up Verarbeitungsroutine.
In den Zeiten dazwischen brauchst du dir keine Gedanken über deine Mailbox machen. Du weißt, der nächste Zeit Slot für die Beschäftigung kommt. Du kannst dich also voll und ganz auf deine Prioritäten fokussieren und Termine wahrnehmen und Aufgaben abarbeiten.
Zwei weitere Grundbausteine, um die Woche im Griff zu haben
Neben einer smarten Emailroutine bilden eine gute Aufgabenroutine und eine stabile Planungsroutine die Grundbausteine für eine erfolgreiche Woche.
Mehr zur Aufgabenroutine erfährst du im Tipp: Den Überblick über wichtige Aufgaben behalten
Mehr zur Planungsroutine erfährst du im Tipp: Aufbau einer stabilen Planungsroutine
Weiterführende Tipps und Tools:
Text von Wolfgang Bretschko
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