Priorisiere mit der Eisenhower Matrix
Aug 23, 2021
Eine sehr effektive Variante deine Aufgaben für die kommende Woche zu priorisieren, ist die Eisenhower Matrix. Diese ermöglicht dir, deine Aufgaben nicht nur in einer Liste zu sammeln, sondern sie sofort nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuteilen.
Inhaltsverzeichnis
Priorisieren mit der Eisenhower Matrix
Wir alle kennen sie, die ewig langen Todo Listen, die am Ende des Tages oft länger sind als zu Beginn des Tages. Wir transferieren unsere Aufgaben aus dem Kopf auf ein Blatt Papier oder in eine digitale Version der Aufgabenliste und arbeiten sie der Reihe nach ab.
Leider verlieren wir mitunter den Überblick und halten uns mit weniger wichtigen oder gar unnötigen Aufgaben auf, während die Deadline für andere Aufgaben immer näher rückt. Wir sortieren neu, versehen einzelne Aufgaben mit einem Ausrufezeichen. Und trotzdem laufen wir Gefahr, für eine wichtige Aufgabe nicht genügend Zeit einzuplanen oder sie gar nicht rechtzeitig zu erledigen.
Das verursacht Stress und der ist bekanntlich nicht der beste Ratgeber. Zwar werden manche Menschen erst in der letzten Minute richtig kreativ, aber die Qualität unserer Arbeit steigt dabei meist nicht wirklich, weil nicht genug Zeit für die Ausführungen bleibt.
Wer seine ToDo Liste von Anfang an nach Prioritäten reiht und so den Zeitdruck einzelner Aufgaben stets im Blick hat, hat die volle Kontrolle über die eigene Zeiteinteilung. Durch das Priorisieren der Aufgaben liegt es in unserer Hand, wie nahe eine Deadline rücken darf, ohne dass es uns den Schweiß auf die Stirn treibt.
Die Eisenhower Matrix ist eine Methode des Zeitmanagements zur Unterscheidung von wichtigen und unwichtigen, von dringenden und nicht dringenden Aufgaben.
Durch das Beurteilen jeder Aufgabe nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, ergibt sich nicht nur automatisch eine Reihenfolge, nach der wir die Aufgaben angehen sollten – es führt uns auch vor Augen, welche Aufgaben eventuell delegiert werden können oder sogar komplett unnötig sind.
Mit einer nach Dringlichkeit und Wichtigkeit gereihten Aufgabenliste:
- weißt du immer wo du anfangen solltest
- übersiehst nie wieder eine Deadline
- hast du Zeit, um an (und nicht nur in) deinem Unternehmen zu arbeiten.
Um Aufgaben zu sortieren und zu priorisieren, gilt es pro Aufgabe zwei Fragen zu beantworten:
Wie wichtig ist die Aufgabe? Wie dringend ist die Aufgabe?
So arbeitest du mit der Eisenhower Matrix
Im ersten Quadranten stehen Dinge, die wichtig und dringend sind. Im zweiten Feld trägst du Dinge ein, die wichtig, aber nicht dringend sind. Der dritte Quadrant ist für nicht wichtige, aber dringende Aufgaben. Ins vierte Feld kommen nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben. Im Idealfall sammeln sich die meisten deiner Aufgaben im zweiten Feld. Dort stehen die Aufgaben, die dein Business langfristig voranbringen.
So funktioniert die Eisenhower Matrix
Wichtig & dringend
Aufgaben, die in diese Feld gehören, haben die höchste Priorität. Das Bearbeiten dieser Aufgaben sollte umgehend erfolgen, da sie für das Erreichen deiner Ziele maßgeblich sind. Aufgrund der hohen Dringlichkeit und Wichtigkeit solltest du die Aufgaben dieser Kategorie als erstes erledigen.
Beispiele für wichtige und dringende Aufgaben:
- Kundenbeschwerden
- Aufgaben mit fester Deadline
- Krisen (z. B. technische Probleme mit der Software)
- Abmahnschreiben vom Anwalt usw.
Wichtig & nicht dringend
Aufgaben, die hier eingeordnet werden, sind zwar von strategischer Bedeutung für das Erreichen deiner Ziele, aber nicht so dringend, dass du sie sofort erledigt musst. Trotzdem solltest du dich diesen Aufgaben regelmäßig widmen, um deine Ziele zu erreichen und dein Business voran zu bringen. Plane sie also unbedingt in deine ideale Woche ein, auch wenn sie keine feste Deadline haben. Denn ignorierst du die Aufgaben dieser Kategorie zu lange, können sie zu dringenden Aufgaben werden!
Bist du beispielweise mit deinem Newsletter Anbieter unzufrieden? Solange der alte Vertrag noch läuft, ist zwar die Suche nach einem Anbieter wichtig, aber noch lange nicht dringend. Je näher das Vertragsende kommt, desto dringender auch die Suche nach einem neuen Newsletteranbieter.
Außerdem stecken in diesem Feld vermutlich eine Reihe von Pareto Aufgaben, die den Großteil deines Erfolgs ausmachen.
Nicht wichtig & dringend
Die Aufgaben in diesem Feld sind zwar nicht so wichtig, müssen aber zeitnah erledigt werden. Falls es dir möglich ist, kannst du diese Aufgaben an Mitarbeiter:innen oder Freelancer weitergeben. Solltest du diesen Luxus nicht haben, müssen auch diese Aufgaben in deinem Zeitplan Platz finden. Achte drauf, dass du diese Aufgaben je nach Wichtigkeit einmal am Tag überfliegst und sie in deinen Pufferzeiten (siehe ideale Woche) abarbeitest.
Dringende, aber weniger wichtige Aufgaben können sein:
- Bestellen eines neuen Bürosessels
- Rechnungen für den/die Steuerberater:in raus suchen
- Die Weihnachtspost schreiben
Nicht wichtig & nicht dringend
Diese Aufgaben spielen keine wirkliche Rolle für dein Business, darum ist es nicht relevant, wann sie erledigt werden. Ist die Zeit knapp, ist es sogar besser, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und diese ganz sein zu lassen.
Hier die passenden Beispiele zu finden ist nicht so einfach. Für einige Menschen könnte eine dieser Aufgaben „Schreibtisch aufräumen“ sein. Andere können auf einem unaufgeräumten Schreibtisch nicht arbeiten und somit rückt diese Aufgabe in der Prioritätenliste nach oben. Frage dich einfach ehrlich, welche Aufgaben du schon seit Wochen mitschleppst, ohne dass es sich nachteilig auf dich und dein Business auswirkt.
Quelle:
Wir haben diese Methode im Selbstmanagement Rocks Kurs von Thomas Mangold entdeckt. Die Methode geht zwar auf den US Präsidenten Eisenhower zurück, man weiß jedoch nicht genau, ob dieser die Methode wirklich für die Priorisierung seiner Aufgaben hat.
Ergänzende Methoden:
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