Digitale Informationen verwalten
Mar 15, 2023
Auf unser Gehirn ist kein Verlass. Oder anders formuliert: Unser Gehirn ist kein verlässlicher Wissensspeicher. Ob und wie wir Informationen abspeichern hängt von der Umgebung, unserer Stimmung, unserer Konzentration, dem momentanen thematischen Fokus und vielen weiteren Faktoren ab.
Lesen wir denselben Blogartikel zweimal an verschiedenen Tagen, werden uns unterschiedliche Sätze auffallen und andere Dinge in Erinnerung bleiben. Beides kann wertvoll für aktuelle Projekte sein oder dir bei künftigen Projekten helfen. Doch wie sollen wir diese Informationen verlässlich verarbeiten, speichern und vor allem bei Bedarf wieder abrufen?
Inhaltsverzeichnis
- Weg vom Gehirn als Wissens-Speicher hin zu alternativen Systemen
- Digitale Informationen mit der PARA-Methode übersichtlich verwalten
- Informationen sinnvoll aufbereiten
Das Gehirn ist kein verlässlicher Wissens-Speicher.
Den meisten Menschen ist bewusst, dass ihr Gehirn nicht das geeignete Archiv ist, wenn es darum geht, ALLE Informationen zu speichern und im richtigen Moment wieder abzurufen. Neue wichtige Informationen überschreiben alte Informationen oder auch nicht. Außerdem werden Informationen abhängig von Emotionen als Erinnerungen gespeichert oder verdrängt. Je chaotischer wir denken, desto schwieriger wird es überhaupt gezielt Informationen abzurufen. Deshalb schlägt Tiago Forte vor, sich ein „Second Brain“ zuzulegen. Dieses zweite Gehirn ist im Grunde ein System, dass Informationen sortieren und organisieren hilft. Wir brauchen also einen Ort, an dem wir Informationen so ablegen, dass wir später möglichst mühelos wieder auf sie zugreifen können.
Jetzt bin ich bestimmt nicht die Einzige, die schon verschiedene Programme zur Informationsverarbeitung probiert hat oder die Ordner mit kryptischen Verzeichnisnamen hat, die immer neue Wege sucht, Blogartikel, Text, Bilder, Links, etc. zu verwalten. Wir alle versuchen auf verschiedenste Arten unserem Gehirn auf die Sprünge zu helfen. Denn mit ein wenig Unterstützung ist es Meister im Kombinieren verschiedener Informationen zu neuen Ideen und Lösungen.
Doch diese Unterstützung sollte Hand und Fuß haben und vor allem nicht noch mehr Verwirrung stiften. Denn wenn unser Gehirn den Großteil seines Arbeitsspeichers schon voll hat, wird es nichts mit den genialen Einfällen. Wir geben also Tiago Forte recht und sagen, wie brauchen ein System, wo wir Informationen sinnvoll abspeichern können.
Meine Ordnerstruktur war bis vor kurzem nicht gerade übersichtlich. Ich habe für jede Informationen, die nicht so recht zu den anderen passte einen neuen Ordner angelegt und langsam den Überblick verloren. Die PARA Methode von Tiago Forte soll genau diesem Problem ein Ende schaffen.
Digitale Informationen mit der PARA-Methode verwalten
Die PARA-Methode konzentriert sich darauf, ein System für den Informationsspeicher bereitzustellen. Egal ob digitale Informationen in digitalen Ordner oder Programmen wie Evernote, Notion, OneNote oder einer Notiz-App verwaltet werden, diese Methode funktioniert überall.
PARA ist ein Akronym für 4 Kategorien, in welche die Informationen unterteilt werden. Sie unterscheiden sich hauptsächlich durch momentane Relevanz und Häufigkeit bzw. Wahrscheinlichkeit der wiederholten Abfrage.
So steht das P für die erste Kategorie aktuelle "Projekte“
In diesem Ordner wird alles gesammelt, woran du gerade arbeitest, privat wie beruflich. Jede Information, die dir zu dem Projekt unterkommt, wird hier in einem entsprechenden Unterordner gesammelt. Planst du zum Beispiel dir einen neuen Laptop zu kaufen, kannst du hier Links zu Angeboten, Rezensionen, Bilder, eine Liste mit deinen Anforderungen an das Gerät und vieles mehr ablegen. Auch der nächste Urlaub könnte hier genauso wie Arbeitsprojekte einen Unterordner bekommen.
Der nächste Buchstabe steht für „Areas“
Hier sammelst du Themen, die dich laufend beschäftigen. Dazu gehören Infos über Bereiche deines Jobs z.B. Marketing, über deine Hobbies oder lebenslange Projekte ohne Enddatum (z.B. Kochen). Die Informationen darin sind aktuell und werden laufend von dir abgerufen.
Weiter geht es mit dem Bereich „Ressourcen“
In diesem Bereich legst du einen Art Wissensspeicher mit Informationen an, für die du im Moment keine Verwendung hast. Manchmal finden wir Artikel, die wir später lesen möchten oder wollen Auszüge aus Büchern festhalten. Du weißt vielleicht noch nicht, wofür du die Informationen brauchen wirst, möchtest sie aber speichern. Hier ist auch Platz für Reiseziele ohne klaren Plan oder Themen, die dich allgemein interessieren.
Der letzte Bereich ist das „Archiv“
Hierhin kannst du fertige Projekte, abgeschlossene Themen und alles schieben, was du aufheben möchtest, aber aktuell nicht relevant für dich ist. Durch das Archiv verlierst du keine Informationen, wirst aber auch nicht durch eine Vielzahl an stillgelegten Ordnern abgelenkt.
Die Bereiche verlieren vom Projekt zum Archiv hin an aktueller Relevanz und werden automatisch nicht mehr so oft geöffnet. Ganz oben bei den Projekten hast du hingegen alle Informationen, die du täglich brauchst im Überblick.
So kann dein Gehirn sich auf die Kombination von relevanten Informationen kümmern ohne andere Infos "im Hinterkopf zu behalten". Mit der PARA Methode ist es möglich, Informationen verlässlich abzuspeichern, wiederzufinden und den Kopf für andere Dinge freizubekommen.
Der einfachste Einstieg in dieses Ablagesystem ist alle vorhandenen Informationen zunächst ins Archiv zu verschieben und nur bei Bedarf rauszuholen und auf die anderen Ordner zu verteilen. So hast du einen „fresh start“ ohne Informationsverlust und reduzierst automatisch die Ordner mit denen zu aktiv arbeitest.
Informationen sinnvoll aufbereiten
Ein letzter wichtiger Punkt, bevor wir unsere digitalen Informationen umsortieren, ist die Aufbereitung der Informationen. Überlege, bevor du einen Link oder Text in dein Ablagesystem schiebst, warum du die Information speichern möchtest und schreibe deine Erkenntnis ganz oben in die Notiz. Vielleicht gibt es mehrere Gründe, den Artikel zu speichern – dann liste sie oben auf.
Ziel ist es die Information nicht nur nach Jahren wiederzufinden, sondern auch sofort zu erfassen, was daran Interessant war. Speichere aber unten immer noch die Originalquelle mit ab. Unser Gedächtnis ist komplex und es kann gut sein, dass du dich an den Artikel nach einiger Zeit wegen einem ganz anderen Aspekt zurückerinnerst. Geh zu der Notiz mit dem Artikel, recherchiere im Original und schreibe neue Erkenntnisse wieder ganz oben dazu.
Auf diese Art wird dein Wissensspeicher immer größer und im Alltag schnell abrufbar.
Quelle:
Die PARA Methode ist Teil des "Build your Second Brain" Programms von Tiago Forte.
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