Ziele in zeitlichen Zusammenhang setzen
Apr 11, 2023
Beim Versuch aus Träumen konkrete Ziele zu machen, scheitern wir oft an der der Umsetzbarkeit unserer Vorhaben. In diesem Scheitern stecken viele Komponenten, nicht zuletzt eine zeitliche. Neben der konkreten Formulierung und der tatsächlichen Erledigung der Handlungsschritte ist die Schätzung der benötigten Zeit für die Umsetzung eine der größten Hürden.
Wir haben im Ziel Sprint aus der SCRUM Methode gelernt, dass Menschen deutlich besser darin sind relative Zeiten (z.B.: es dauert zwei Mal so lange) als absolute Zeiten (es dauert zwei Wochen) zu schätzen. Weil wir absolute Zeiten nur mit Erfahrung und damit Hilfe relativer Zeiten schätzen können, hilft es, Ziele und ihren Aufwand miteinander zu vergleichen.
Inhaltsverzeichnis
- Ziele in Handlungsschritte unterteilen
- Ziele in zeitlichen Kontext setzen
- Zeit ist eine begrenzte Ressource
Ziele in Handlungsschritte unterteilen
Egal ob ein Projekt traditionell oder agil geplant wird - die Schätzung der Zeit, die benötigt wird, um zumindest erste Ergebnisse zu sehen, ist essenziell. Unternehmen die lange erfolgreich auf dem Markt sind können abhängig von Lieferzeiten auch große Projekte fast punktgenau schätzen, weil sie auf Erfahrungswerte zurückgreifen können.
Bei Zielen ist eine absolute Schätzung der benötigten Zeit, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, hingegen nicht immer so einfach. Wir können nur auf die Erfahrung einzelner Aufgabenbereiche zurückgreifen und uns herantasten.
Wir empfehlen im so-smart.club immer Projekt und genauso Ziele in einzelne handlungsorientierte Aufgaben herunterzubrechen und klar zu formulieren. Denn erst wenn ich weiß, was ich alles tun muss, weiß ich, wie lange ich dafür brauchen werde. Selbst wenn ich so ein Projekt noch nie durchgeführt habe und das Ziel eine ganz neue Richtung in meinem Leben einschlägt, kann ich Schritte definieren und diese Schritte lassen sich mit ähnlichen Aufgaben vergleichen.
Möchte ich beispielsweise ein Verkaufs-Webinar für mein neues Produkt erstellen und durchführen, kann ich eine Liste der nötigen Handlungsschritte erstellen. Wenn ich eine Präsentation erstellen möchte, kann ich dabei auf Erfahrungen von anderen Vorträgen, etc. zurückgreifen und weiß circa, wie lange ich dafür brauchen werde. Muss ich dafür zuerst etwas recherchieren, kann ich an andere Internet-Recherchen zurückdenken und den zeitlichen Aufwand einschätzen.
Egal, wie neu die Aufgaben für mich sind, es ist immer möglich sie mit ähnlichen Aufgaben zu vergleichen und so zumindest in etwa die Dauer der Aufgabe abzuschätzen. Wenn du die Zeiten aufrundest und einen Puffer einplanst, ist das Planungsgerüst schnell und sicher erstellt.
Voraussetzung ist allerdings, von jedem Ziel zunächst die dahintersteckenden Aufgaben zu identifizieren und deren Aufwand mit Hilfe von Erfahrungswerten abzuschätzen. Je öfter du das machst, desto leichter fällt es dir und umso genauer kannst du die benötigten Zeiten einschätzen.
Ziele in zeitlichen Kontext setzen
Die oben beschriebene Vorgehensweise bringt dich sicher ans Ziel. Sie ist zwar etwas aufwendig, aber dafür weißt du genau, was auf dich zukommt.
Um schon vor der Detailplanung eine Idee zu bekommen, wie lange du für die Erreichung eines Ziels brauchst, kannst du deine Ziele zunächst in kurz-, mittel-, und langfristige Ziele unterteilen. Erstere kannst du in wenigen Tagen umsetzen, letztere nur in mehreren Jahren erreichen.
Diese grobe Einteilung gibt dir eine erste Idee, wie lange dein Atem für die Umsetzung sein muss. Abhängig wie viel Zeit du hast, dich diesem Ziel zu widmen variiert der zeitlichen Gesamtaufwand.
Mit der 5-4-3-2-1 Methode kannst du deine Ziele rasch kategorisieren. Durch die konkreten Zeitangaben fällt es leichter kurz-, mittel-, und langfristige Ziele in zeitlichen Zusammenhang zu bringen. Das Bad gründlich zu putzen könnte ein kurzfristiges Ziel sein. Das Bad renovieren ist zumindest ein mittelfristiges Ziel, weil einige Vorbereitung und zeitlich gestaffelte Arbeitsschritte notwendig sind. Nebeneinanderstehend fällt die Unterscheidung leichter und deshalb nutzen wir genau diese Übung, um unsere Ziele in zeitlichen Kontext zu setzen.
Erstelle dafür eine Tabelle mit fünf großen Zellen untereinander und eventuell zwei Spalten, eine für berufliche und eine für private Ziele. Deine Tabelle besteht also nun aus 10 Feldern. Oben trägst du alle Ziele ein, die du in fünf Jahren erreicht haben möchtest. Darunter schreibst du die Ziele, die du in vier Monaten umgesetzt haben willst. In das mittlere Feld kommen Ziele, die du in drei Wochen erreichen willst, dann alle Ziele für die nächsten zwei Tage und unten Ziele, die in einer Stunde erreichen werden können.
Danach geht es darum, die Ziele zu priorisieren und in die Wochenplanung bzw. Tagesplanung zu integrieren.
Zeit ist eine begrenzte Ressource
Viele langfristige Ziele scheitern meiner Meinung nach, weil vielen Menschen nicht bewusst ist, was sie täglich oder zumindest jede Woche dafür tun müssen.
Dabei hilft einerseits die oben beschriebene Unterteilung in Handlungsschritte, aber auch ein bewusster Umgang mit unserer Zeit ist Voraussetzung.
Wählst du zum Beispiel aus jeder Kategorie der 5-4-3-2-1 Methode ein Ziel, das du priorisieren möchten, brauchst du Platz für fünf zusätzliche Aufgaben in meiner Tagesplanung. Für viele ein Ding der Unmöglichkeit. Selbst wenn du nur einmal in der Woche an deinen Zielen arbeitest, musst du dir fünf Zeitfenster in der Wochenplanung reservieren. Neben dem daily business schieben wir die Arbeit an unseren Zielen oft nach hinten und deshalb brauchen wir lange, um sie zu erreichen. Manchmal geht uns überhaupt die Puste aus oder die Umstände ändern sich und es blieben halb fertige Ziele liegen. Schade um die hineingesteckte Energie!
Sinnvoller ist es, bei der Priorisierung der Ziele die zeitlichen Möglichkeiten im Blick zu behalten und einen guten Mix aus kurz-, mittel-, und langfristigen Zielen zusammenzustellen. Nimm dir dabei nie mehr als drei Ziele parallel vor. So sorgst du einerseits für Motivation durch schnelle Erfolge und hast trotzdem Zeit an den großen Zielen dranzubleiben.
Quelle:
Die 5-4-3-2-1 Methode stammt aus dem Buch Die Bullet Journal® Methode von Ryder Carroll.
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