Flexibel Planen mit der 1-2-3 Technik
Prioritäten für deine Aufgaben setzen und trotzdem flexibel bleiben. Das ist das Prinzip dieser Methode. Die Anwendung der 1-2-3-Technik ist so kinderleicht und schnell gemacht wie bis drei zu zählen.
Inhaltsverzeichnis
Flexibles Planen mit der 1-2-3 Technik
Es gibt zahlreiche Tipps, Methoden und Ansätze, mit denen die Produktivität gesteigert werden kann. Denn effektiver und besser zu arbeiten ist ein Wunsch vieler Unternehmer:innen.
Viel zu schaffen bringt aber nichts, wenn die Energie an den falschen Stellen investiert wird. Leider passiert genau das häufig. Es wird ohne Pause gearbeitet, nur um anschließend festzustellen, dass die wirklich wichtige Dinge immer noch unerledigt sind.
Ziel der Methode ist das Fokussieren.
Wenn es dir schwerfällt, deine Aufgaben wie in der Ivy Lee Liste von eins bis sechs zu priorisieren, könnte die 1-2-3 Technik genau die Richtige für dich sein. Auch hier steht das Auswählen der sechs wichtigsten Aufgaben des Tages (oder der Woche) im Vordergrund. Allerdings unterteilst du bei dieser Technik nur drei Ebenen von Prioritäten. Die Wichtigkeit der Aufgaben nimmt mit jeder Ebene (von 1 bis 3) ab. Dennoch entsteht eine Reihung und du weißt, mit welcher Aufgabe du am nächsten Tag anfangen wirst. Nachdem du die erste und wichtigste Aufgabe erledigt hast, hast du die Wahl mit welcher der beiden Aufgaben zweiter Priorität du weitermachen möchtest.
So wendest du die Technik an
Schreibe am Ende eines Arbeitstages oder einer Arbeitswoche die Aufgaben für den nächsten Tag oder die nächste Woche auf eine Liste. Bei Punkt 1 trägst du die wichtigste Aufgabe ein, bei Punkt 2 schreibst du ebenso wichtige aber nicht so dringende Aufgabe und bei Punkt 3 nur noch kleinere, weniger wichtige Aufgaben oder solche, deren Deadline noch nicht vor der Tür steht.
Je weiter unten die Aufgabe steht, desto eher kannst du es dir leisten, die Aufgabe in die nächste Woche zu schieben.
Ivy Lee Liste und 1-2-3 Technik im Vergleich
Die beiden Methoden ähneln sich in ihrem Grundprinzip sehr. Bei beiden Methoden geht es darum die Aufgaben für den nächsten Tag oder die nächste Woche am Vortag zu notieren und in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Das hat den Vorteil, dass du am nächsten Tag genau weißt, womit du startest und welche Aufgabe für dein Business im Moment die höchste Priorität hat. So kannst du diese Aufgabe entspannt abarbeiten und danach zur nächsten Aufgabe übergehen. Zwischendurch darf die Reihenfolge natürlich tagesaktuell verändert beziehungsweise an die aktuellen Begebenheiten angepasst werden.
Der Ablauf ist logisch und sehr einfach:
- Schreibe sechs Aufgaben für den nächsten Tag / die kommende Woche auf
- Ordne die Aufgaben nach ihrer Priorität
- Erledige am nächsten Tag zunächst die erste Aufgabe auf der Liste
- Überprüfe die Prioritäten nach jeder Aufgabe
- Erstelle am Abend eine neue Liste und übertrage Aufgaben von der alten Liste, wenn diese noch immer „Top 6“ Priorität haben.
Eine genauere Anleitung haben wir bei der Ivy Lee Liste für dich formuliert.
Was ist aber nun der Unterschied zwischen den Methoden?
Beide arbeiten mit einer Aufgabenliste mit maximal 6 Aufgaben. Sie unterscheiden sich nur in der Reihenfolge oder Prioritätenvergabe. Die Ivy Lee liste schlägt eine Reihung der Aufgaben von 1 bis 6 vor.
Manchmal ist es aber nicht so einfach, die anstehenden Aufgaben in eine konkrete Reihenfolge zu bringen. Es gibt Aufgaben, die zusammenhängen. Bei anderen Aufgaben warten wir noch auf eine Rückmeldung vom Kunden. Es kann verschiedene Gründe haben, warum es uns schwer fällt eine klare Ordnung in die Aufgabenreihe zu bringen. Möglicherweise fällt es dir auch einfach nur schwer die festzulegen.
Für diese Fälle ist die 1-2-3 Methode gedacht. Du entscheidest dich lediglich welche Aufgabe die höchste Priorität hat. Das sollte eine Aufgabe sein, mit der du sofort loslegen kannst. Danach entscheidest du dich für zwei weitere Aufgaben, die weniger dringend aber immer noch wichtig sind. Für die anderen Aufgaben musst du keine Reihung mehr vornehmen. Du kannst es auf dich zukommen lassen, welche Aufgabe du als nächstes abarbeitest.
Vorteile Ivy Lee Liste:
- Du lernst dich festzulegen
- Kein Zweifel oder langes überlegen, welche Aufgabe als nächstes erledigt wird
- Mehr Fokus auf das Abarbeiten
Vorteile der 1-2-3 Technik:
- Schnellere Planung am Vortag
- Kein unnötiges vergleichen gleichwertiger Aufgaben
- Mehr Flexibilität im Arbeitsalltag
Beide Methoden erfüllen im Wesentlichen denselben Zweck und schärfen dein Bewusstsein für Zeitmanagement. Probiere einfach mal beide aus und entscheide dann, welche Methode dir mehr liegt. Du kannst aber auch tagesaktuell entscheiden, mit welcher Methode du in den nächsten Tag starten möchtest.
Quelle:
Wir haben diese Methode bei „Ein Guter Plan“ entdeckt. Sie ist dort in fast alle Produkte integriert und es gibt sogar einen eigenen Block mit Abreißblättern für die Planung mit der 1-2-3 Technik.
Alternative Methoden zur Aufgaben Priorisierung:
Autoren
